Le Intranet rappresentano uno dei primi sviluppi del digital in azienda. Oltre ad essere il luogo in cui gli stakeholder hanno accesso a informazioni, contatti, documenti e strumenti utili allo svolgimento della propria attività, nel tempo hanno assunto sempre più un ruolo chiave nella comunicazione interna, nella gestione delle risorse umane e nei processi di cambiamento aziendale. Colpite da entropia degenerano nel gigantismo tipico dei repository documentali - poco o per niente organizzati - o nel sovraffollamento di informazioni a bassa viewability, finendo per essere poco funzionali agli obiettivi posti.

Nell’ottica dell’evoluzione del modello organizzativo e del posizionamento di mercato delle grandi aziende sia in ambito B2B che B2C, conseguenza dei mutamenti di scenario introdotti da i nuovi paradigmi comportamentali, la progettazione di una Intranet va probabilmente ripensata alle radici.

 

"Avevamo una Intranet,
prima ancora del web e delle e-mail"

Il ripensamento della Intranet come strumento fondamentale nelle strategie di trasformazione aziendale ha imposto una revisione profonda dell’approccio e degli obiettivi.

Valorizzare le persone come nodi attivi di una rete inscindibile di competenze, relazioni e interazioni,
al servizio di un obiettivo aziendale comune.

La progettazione e lo sviluppo di Digital Workplace sono fatti non solo di scelte tecnologiche, ma anche di attenzione costante alla componente di comunicazione ed engagement degli utenti, in modo che la collaborazione e l’interazione tra i membri dell’organizzazione assumano un ruolo chiave nello sviluppo dell’organizzazione stessa. L’adozione di un modello Human2Human consentirà la definizione di strategie per le quali la tecnologia assume un ruolo abilitante al coinvolgimento e alla valorizzazione della dimensione umana nella sua interezza e singolarità, così che ciascun soggetto parte della comunità possa portare un contributo attivo al processo di trasformazione aziendale In questo senso, nel continuo farsi di un flusso bidirezionale (bottom up/top down) un nuovo digital workspace assumerà la fisionomia di una vera e propria collaborative platform.

La diffusione della rete e l’accesso in mobilità stanno producendo forti cambiamenti di tipo culturale e comportamentale, che spingono alla revisione dei processi e al superamento di alcuni paradigmi consolidati per introdurre un concetto che riguarda la Intranet come un “non luogo”, ovvero uno “spazio” abitato, sia in forma fisica che digitale, da individui che interagiscono e costruiscono. Uno spazio, fatto di molteplici dimensioni e di molteplici luoghi, un ecosistema in equilibrio, un habitat.

Questo spazio, rappresenta nella strategia internet di Ubics il Digital Workspace, ovvero l’evoluzione e il superamento del Digital Workplace. Si tratta ovviamente di un concetto limite, a cui tendere in tempi e modalità da definire. La prospettiva è la creazione di un framework di gestione dell’esperienza utente in grado di raccogliere i dati/segnali provenienti dall’ecosistema e renderli fruibili attraverso i diversi luoghi abitati del Digital Workspace, siano essi il website, una app mobile, una sala riunioni o un evento aziendale, un gruppo di lavoro, il digital signage.

Ad esempio, l’eventuale integrazione di una rete Beacon in punti definiti della infrastruttura fisica, consentirebbe di definire un “proximity system”, dando concretezza al mondo IoT che sempre più sta diventando parte del nostro quotidiano.

Si pensi come ad esempio all’uso che l’azienda potrebbe fare del Beacon (letteralmente “faro”) per rendere “fisico” il Digital Workspace: all’accesso in azienda, riconoscendoci all’entrata o alla macchinetta del caffè, dandoci informazioni di tipo ludico-ricreativo o utili ai processi di formazione e team building (“Chi è qui con me in questo momento?” “Prendiamo un caffè insieme?”; “Lo sai cosa sta facendo la nostra azienda per l’ambiente e la responsabilità sociale? Rispondi a tre rapide domande e guadagna 10 punti”).

Le fasi della progettazione
Anche se alcuni aspetti sono assimilabili alla costruzione di open website, la progettazione e la realizzazione di un Digital Workspace può essere molto più complessa e con specifiche peculiarità derivanti dai processi di governance aziendali.
La fase di realizzazione in senso stretto potrebbe essere preceduta da alcune attività strutturate e propedeutiche.

Le fasi del lancio
Le fasi successive alla progettazione sono altrettanto fondamentali perché il Digital Workspace possa raggiungere gli obiettivi ed essere effettivamente utilizzato in tutte le sue potenzialità.

È necessario sviluppare una strategia di lancio che supporti il progetto in tutte le sue fasi e verso tutti i destinatari: dalle fasi di pre-roll alle sessioni di informazione/formazione degli Advocate, dagli annunci formali ai dipendenti alle comunicazioni peer to peer alle altre attività interne.

Il piano di lancio potrà articolarsi in fasi sinergichee con diversi livelli di impatto e potrà prevedere l’utilizzo di diversi strumenti di comunicazione, selezionati poiché funzionali al raggiungimento dell’obiettivo finale. A titolo di esempio 4 differenti momenti, usati per meglio indirizzare le azioni proposte verso target e obiettivi specifici, che cambiano nel corso dello sviluppo del piano stesso.

Le modalità e i canali attraverso cui si entra nello "spazio aziendale" sono cambiati molto a seguito dell'evoluzione dei modelli organizzativi causata dal Covid e dalla remotizzazione del lavoro. Le intranet "classiche", prevalentemente informative, sono state affiancate - se non sopravanzate - dagli spazi collaborativi messi a disposizione da applicazioni come Microsoft Teams all'interno dell'ecosistema Microsoft 365 (di cui fa parte anche SharePoint, una delle piattaforme più diffuse per costruire i portali aziendali), Miro, Google Workspace, ecc.

Effective collaboration, Work areas, Quick sharing tools, Documents storage and libraries, Activity flow, Real time chat, Updated information, etc. sono dunque tutti requisiti essenziali ai quali non è facile dare una risposta univoca in termini di tecnologia e soluzioni applicative.

Un Digital Workspace deve - a prescindere - poter rispondere a molteplici bisogni per riuscire ad essere efficace, utilizzato, vissuto e non esiste una singola piattaforma che possa rispondere al meglio a tutte le esigenze; inoltre, ogni azienda ha caratteristiche peculiari e differenzianti quando si tratta di intervenire sui processi interni, per cui spesso la soluzione più giusta è l'integrazione e l'utilizzo combinato di differenti strumenti, alcuni dei quali inediti, altri già presenti in azienda. I progetti di intranet sono dunque, quasi inevitabilmente, progetti legacy in cui il nuovo si lega al vecchio, facendolo evolvere.

Tali scenari sono possibili perché tutte le principali piattaforme specializzate hanno sviluppato componenti middleware dedicati al dialogo con altre piattaforme, il che consente di creare un ecosistema applicativo esteso in orizzontale, in termini di copertura delle differenti esigenze, e in verticale, in termini di specializzazione. Ancor più che per altre tipologie di progetto, il modo più consono di approccio alla costruzione di Digital Workspace non è quello di pensare a una soluzione ideale, ma alla soluzione più adatta allo specifico contesto.